سكرتير تنفيذي – ثنائي اللغة

الهدف من الوظيفة

يتولى السكرتير التنفيذي مسؤولية تنفيذ أعمال السكرتارية والمهام المكتبية بالإضافة إلى تقديم الدعم الإداري بما يضمن تقديم الخدمة على نحو يتسم بالفعالية والكفاءة.

المهام الوظيفية

1. خدمات دعم مكتبية

   • إدارة جدول مواعيد الشريك المدير
   • تحديد مواعيد الاجتماعات وتجهيز غرفة الاجتماعات.
   • تنسيق الملفات حسب معايير العلامة التجارية للشركة، وطباعة كافة المخرجات الإدارية.
   • تقديم دعم الكتابة على Word MS ودعم أعمال السكرتارية.
   • إعداد المراسلات ووضع البريد في مظاريف والتنسيق مع الشؤون الإدارية لإرسالها.
   • تقديم دعم إداري ومكتبي لموظفي الإدارة.
   • التنسيق مع قسم الحسابات لإصدار الفواتير للعملاء بناء على طلبات الإدارات.
   • الاحتفاظ بنظام عام للملفات وحفظ كافة المراسلات بصيغة إلكترونية وورقية.
   • تنفيذ طلبات القرطاسية المكتبية من خلال الشؤون الإدارية.
   • تشغيل الأجهزة المكتبية مثل الطابعات والماسحات الضوئية.
   • استقبال رسائل الهاتف وتمريرها لأصحابها.
   • تنفيذ طلبات المعلومات مع الإدارات الأخرى ذات الصلة.
   • تحديد مواعيد الاجتماعات وتجهيز غرفة الاجتماعات.

2. تنفيذ المهام الأخرى ذات الصلة حسبما يتم تكليفه بها

المتطلبات الوظيفية

1. المؤهلات

   درجة بكالوريوس

2. الخبرات العلمية

   • خبرة 10 سنوات في مجال السكرتارية والدعم الإداري.
   • يُفضل سنتان منها في شركة استشارات أو تدقيق.

3. الكفاءات الرئيسية

   • المهارات الشخصية

     (القدرة على الاستيعاب واليقظة، وتوجيه سلوك الأفراد والجماعات الأخرى والسيطرة عليه)

     • القراءة والاستيعاب – فهم الجمل والفقرات المكتوبة في المستندات ذات الصلة بالعمل
     • الاستماع الإيجابي – الانتباه الكامل لما يقوله الآخرون، واستغراق الوقت المناسب لفهم النقاط التي تُطرح، وطرح أسئلة حسبما يكون ملائما، وعدم المقاطعة في أوقات غير مناسبة.
     • تحليل النظم – تحديد كيفية عمل النظام، وكيف ستؤثر التغيرات في الظروف والعمليات والبيئة على النتائح.
     • التحدث – التحدث مع الآخرين لإيصال المعلومات لهم بفعالية.
     • الكتابة – التواصل بفعالية كتابيًا حسبما يكون ملائما وفق احتياجات المستمعين.
     • تقييم النظم – تحديد إجراءات ومؤشرات أداء النظام والإجراءات اللازمة لتحسين أو تصحيح الأداء فيما يتعلق بأهداف النظام.
     • إدارة الوقت والضغط – إدارة وقته ووقت الآخرين.
     • التنسيق – تعديل الإجراءات لتتماشى مع غيرها من الإجراءات.
     • آداب السلوك في مجال الأعمال – السلوكيات المقبولة والمطلوبة في بيئة العمل المهنية.
     • المرونة
     • التحفيز والتنظيم الذاتي

   • المهارات الفنية

     (معرفة خاصة بالوظيفة والأساليب اللازمة لأداء دور تنظيمي)

     • إجادة اللغتين العربية والإنجليزية – ومعرفة القراءة والكتابة باللغتين بما في ذلك فهم المعاني وقواعد تكوين الجملة والقواعد اللغوية.
     • الإدارة وتسيير الأعمال – معرفة مبادئ الأعمال والإدارة المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي وتحديد الموارد، وتنظيم الموارد البشرية، وأساليب الإدارة، وطرق الإنتاج، وتنسيق الأشخاص والموارد.
     • مهارات استخدام الكمبيوتر – الإلمام بتطبيقات Microsoft للكمبيوتر والتي منها Word، وPowerPoint، وExcel، وVisio، وProject.

إقامة

يلزم أن يكون لدى المرشح إقامة كويتية قابلة للتحويل.

التبعية الإدارية

الشريك المدير.
اضغط هنا للتقدم للوظيفة وسوف يتم التعامل مع كافة الطلبات الوظيفية بالسرية التامة.